February 2, 2023

Mitarbeiterbefragung als Feedbackinstrument

Durch interne Terminvertestung zu effizienteren Meetings

Marktforschung

Insight

Wenn es darum geht, interne Prozesse, Strukturen oder Entscheidungen im Unternehmen zu hinterfragen und auf ihre Effektivität und Notwendigkeit zu prüfen, dann ist es durchaus sinnvoll, alle Mitarbeiter mit einzubeziehen und sie nach ihrer Meinung zu fragen.

Eine Möglichkeit, schnell, einfach, anonym und effizient das Feedback des Teams einzuholen, sind interne Online-Kurzumfragen. Damit kann nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden, sondern auch mithilfe eines so strukturiert erfassten Feedbacks interne Prozesse optimiert werden. Das Team ist schließlich in der Lage selbstgesteuert, effizienter zu arbeiten.

 

Feedback ist wichtig – Nicht nur von Kunden, sondern auch von Mitarbeitern

Damit neu entwickelte Produkte oder Services auch am Markt und damit bei den Kunden angekommen, müssen diese frühzeitig in den Produktentwicklungsprozess integriert werden. Gleiches gilt für unternehmensinterne Prozesse oder Strukturen: Will ein Unternehmen zufriedene, motivierte und produktive Mitarbeiter, dann sollten diese mitreden können. Eine stärkere Einbeziehung der Mitarbeiter in betriebliche Entscheidungsprozesse fördert die Motivation. Das ist insbesondere auch dann wichtig, wenn ein Unternehmen sich verändert, also eine Transformation durchläuft.

Eine Möglichkeit, regelmäßiges Feedback von Mitarbeitern einzuholen, sind interne Retrospektiven (siehe Blogbeitrag Agile Retrospektiven Teil 1 und Agile Retrospektiven Teil 2). Sie sind bestens geeignet, um zurückzublicken und darüber zu sprechen, welche Prozesse gut laufen, was innerhalb des Teams gut funktioniert und was optimiert werden muss.

In einer solchen Retro haben wir kürzlich festgestellt, dass unsere internen Meetings (Dailys, Teammeetings, Weeklys mit der Geschäftsführung, etc.) eher Zeitfresser und damit nur wenig effizient sind und teilweise keinen Mehrwert haben.

 

Interne Mitarbeiterbefragung als Feedback-Instrument

Da es sich aufgrund der verschiedenen Meeting-Arten um ein sehr komplexes Thema mit vielen Variablen handelt, kam von unserem Marktforschungsteam der Vorschlag, das Problem datenbasiert anzugehen. Daraus entstand die Idee, unmittelbar nach jedem internen Meeting eine kurze Umfrage durchzuführen, um direktes Feedback von den Mitarbeitern zu sammeln.

Die Befragung sollte kurz und sehr einfach strukturiert sein, sodass sie innerhalb von ein bis zwei Minuten beantwortet werden kann. Alle Mitarbeiterkonnten so anonym bewerten, wie nützlich das jeweilige Meeting für sie war und ebenso den zeitlichen Umfang der Besprechung einschätzen (die Skala reichte von zu kurz bis zu lang). Darüber hinaus gab es ein zusätzliches, optionales Textfeld, in dem die Befragten konkrete Verbesserungsvorschläge äußern konnten.

Ziel dieser internen Online-Befragung war es, Meinungen schnell und unkompliziert einzusammeln und so alle Mitarbeiter in den Prozess mit einzubeziehen. Die Daten wurden kontinuierlich nach jedem Meeting gesammelt, sodass der Kern des Problems effizienter und effektiver aufgedeckt werden konnte.

Die Umfrage wurde über eine Laufzeit von zwei Monaten durchgeführt, so konnte sichergestellt werden, dass auch Mitarbeiter, die im Urlaub, krank oder in parallelen Meetings waren, dennoch teilnehmen konnten.

Die Anonymität wurde durch die hohe Anzahl der erhaltenen Antworten sichergestellt. Zusätzlich wurde diese durch das DI-Labs Customer Insights Team, als Schnittstelle für die Datensammlung und Interpretation, abgesichert. So gelangen keine Daten ungefiltert an die Führungsebene und die Kollegen. Außerdem wird sichergestellt, dass jede Idee und das Feedback aller Mitarbeiter gleichberechtigt gehört wird.

 

Wann sind Meetings effizient?

Ein Thema, das in Bezug auf interne Meetings oft diskutiert wird, ist die Effizienz. Wie können wir sicherstellen, dass jede Minute, die wir in Meetings verbringen, sinnvoll genutzt wird? Ein Ergebnis der internen DI-Labs Mitarbeiter-Umfrage war es, dass wir unsere Meetings seitdem konsequenter agendabasiert gestalten.

Das bedeutet, dass jedes Meeting eine klare Struktur hat, die vor dem Meeting geteilt wird. So ist jeder Teilnehmer vorbereitet und weiß, über welche Themen gesprochen wird und kann sich dementsprechend auf Beiträge vorbereiten. Zudem wird so sichergestellt, dass jeder während des Meetings auf dem gleichen Stand ist und dass jeder Beitrag sinnvoll ist.

Häufig erwähnt wurde auch das Problem, dass Personen, die bei einem bestimmten Meeting nicht anwesend sein konnten, manchmal nur über Umwege von wichtigen Informationen erfuhren. Daraus entstand eine weitere Maßnahme, die dazu führt, die Effizienz von internen Meetings zu verbessern.

So verwenden wir zum Beispiel Tools zur Dokumentation und Nachverfolgung von Entscheidungen und Aufgaben, die während des Meetings besprochen werden. Dies ermöglicht es jedem Teammitglied, den Fortschritt und die Ergebnisse des Meetings nachverfolgen zu können, und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.

Ein weiterer wichtiger Schritt in der Verbesserung der Effizienz von internen Meetings ist die Vermeidung von unnötigen Besprechungen. Dafür ist es zunächst notwendig, den Zweck herauszufinden, den ein Meeting für alle Mitarbeiter erfüllt. Ist es wirklich der sachliche, informative Austausch zu aktuellen Arbeitsthemen oder geht es auch darum, im (digitalen) Arbeitsalltag den Kontakt zueinander nicht zu verlieren?

Für unser Dailys sind wir über die Online-Befragung zu dem Ergebnis gekommen, dass dieses Meeting für die Teammitglieder beide Funktionen erfüllen. Allerdings ist bei einem täglichen kurzen „Guten Morgen“ auch schnell die Luft raus. Zudem schaffen es manche Mitarbeiter aufgrund von davor stattfindenden Terminen oft nicht rechtzeitig in den Termin. Daher der Beschluss auf Basis der Befragungsergebnisse: Das Daily findet nicht mehr täglich, sondern nur noch dreimal in der Woche statt.

In einem Workshop wurden schließlich die aggregierten Ergebnisse vorgestellt und konkrete Verbesserungen abgeleitet. Gemeinsam wurde beschlossen, welche Optimierungen für einen Zeitraum von drei Monaten getestet werden. Im Anschluss werden diese Verbesserungsmöglichkeiten dann evaluiert.

 

Mitarbeiterfeedback für eine offene Kommunikationskultur

Insgesamt ist die Mitarbeiterbeteiligung ein wichtiger Aspekt zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität von Teams. Mit Hilfe von kleinen, internen Umfragen kann eine offene und ehrliche Kommunikationskultur im Unternehmen unterstützt werden. So wird sichergestellt, dass ein Team seine Zeiteffektiv und produktiv nutzen kann.

Das Ziel regelmäßiger, interner Umfragen ist es, dass Mitarbeiter sich gehört und wertgeschätzt fühlen, dass sie ihre Ideen und Feedback einbringen und so im Unternehmen auch etwas verändern können. Auf diese Weise hat jeder die Möglichkeit, einen Beitrag zur Verbesserung der Gesamteffizienz des Unternehmens zu leisten. Durch eine aktive Beteiligung der Mitarbeiter am Entscheidungsprozess wird eine produktivere und positivere Arbeitsumgebung für alle geschaffen.

Abstimmung über den Mehrwert und zeitlichen Umfang eines Termins
Abbildung: Abstimmung über den Mehrwert und zeitlichen Umfang eines Termins
Hanne

Researcher Customer Insights

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